Med en åldrande befolkning, krav på utbyggd vård, skola och omsorg och betydande utmaningar inom andra områden, vet kommunerna att de måste digitaliseras för att bli effektivare. I en undersökning som Public Partner nyligen genomförde svarade 100 % av de tillfrågade kommundirektörerna att man ansåg att digitaliseringen var nödvändig för att lyckas med verksamhetsutveckling i sin kommun. Men trots detta är det många som har svårt att komma igång.

– Det de säger i enkäten är att digitaliseringen är avgörande för att lyckas med innovation och verksamhetsutveckling. Samtidigt så säger de sig inte riktigt veta hur de ska gå från den insikten till praktisk handling. Kommundirektörerna vittnar om sin frustration och vill ha ett bättre grepp om såväl verksamhetsutveckling som IT-investeringar, säger Krister Högne, konsult på Public Partner, med digitalisering som ett av sina specialistområden.

Enligt Krister och hans kollega Eva Lagbo Bergqvist är ett problem att själva begreppet digitalisering ofta gör att fokus hamnar på de tekniska lösningarna, snarare än syftet man vill uppnå. För att underlätta för kommunerna att hitta en tydlig riktning i sin digitalisering pratar de därför hellre om ”den smarta kommunen”.

Tanken med begreppet ”den smarta kommunen” är att lyfta diskussionen, från enskilda it-lösningar till vad kommunen faktiskt vill uppnå och hur man gör det smartare. Digitaliseringsarbetet bör enligt Eva och Krister därför utgå från en önskvärd framtidsbild av hur kommunen kan arbeta bättre och effektivare. Den visionen kan sedan ge riktning, stöd och inspiration för verksamhetsutveckling och innovation i hela kommunen och dess olika delar. Först därefter kan arbetet börja med att finna tekniska lösningar som bäst uppfyller behoven i en önskad verksamhetsutveckling.

– Man kanske inte vet i vilken ordning man ska börja och det är ju olika beroende på var man står. Men om man inte kan relatera det till en större helhet som ”den smarta kommunen”, då blir det lätt godtyckligt. Men om man har de här tre pusselbitarna: framtidsberättelse, någon form av strategisk plan för respektive verksamhet och en tanke på hur man ska ta sig dit. Då kan man lättare sortera i vilka satsningar man faktiskt ska göra, förklarar Eva Lagbo Bergqvist.

»Förmågan att samarbeta – ofta över organisationsgränserna – för att lösa gemensamma uppgifter blir a och o i framtiden«

Ta del av fler av Public Partners tips och råd för offentlig verksamhetsutveckling.

Tydlighet och flexibilitet

Fördelen med det här angreppssättet är dels att hela kommunen får en tydligare bild av vad man vill uppnå med digitaliseringen, vilket gör det enklare att veta både hur och var man ska påbörja den. Dessutom säkerställer man också att de olika verksamheterna utvecklar digitala lösningar som drar åt samma håll och samverkar.

– Hoppar man över det här med framtidsvisionen och går direkt på lösningar så riskerar man att sitta fast i tekniska lösningar som kanske inte samverkar för en bättre helhet i slutändan. Man kan vid första anblicken tro att man arbetar fram vettiga lösningar i den enskilda verksamheten men det ökar också risken, för suboptimering och problem med införande av olika verksamhetssystem, säger Krister.

Just samverkan och förmågan att arbeta utanför de ”stuprör” som kommunens verksamheter traditionellt utgjort pekar Krister och Eva ut som en nyckel. Det handlar dels om samverkan mellan verksamheterna men också om att dra lärdomar utifrån. Hur jobbar exempelvis företag som Google med tillsyn och hur kan det vara relevant för kommunledningens framtidsplaner? Vad kan man lära av Ubers eller Apples fokus på kundupplevelse och användarvänlighet?

– Förmågan att samarbeta – ofta över organisationsgränserna – för att lösa gemensamma uppgifter blir a och o i framtiden. Och den framtiden är redan här. Fokus på en genomtänkt verksamhetsutveckling i riktning mot den smarta kommunen är nyckeln till framgång. Det gäller i högsta grad också när kommunledningen ska styra och leda digitaliseringen i sin kommun, avslutar Eva och Krister.